Sistema de Administración de Rentas
La administración funciona con la calidez de una persona y la disciplina de un sistema: Andrea pone la cara y el trato; la tecnología pone la memoria, la puntualidad y las cuentas claras. Del montaje me encargo yo, con infraestructura propia y sin costos de software externos.
🔑Inquilino→
💬Recordatorio→
💵Pago→
🧮Registro→
📄Informe→
🏠Propietario
◐Así se verá funcionando
💬 Lo que recibe el inquilino
🏡Administración Rentasen línea
Hola, don Jorge 👋 Le recordamos que el arriendo de la Habitación 3 — Coliving Las Palmas ($650.000) vence el viernes 5.
Puede pagar por Nequi o transferencia. ¡Feliz día!8:02 a.m.
Puede pagar por Nequi o transferencia. ¡Feliz día!8:02 a.m.
Listo, ya hice la transferencia 🙌10:47 a.m.
¡Recibido y registrado! ✅ Gracias, don Jorge.10:52 a.m.
📊 Lo que ve Andrea cada mañana
Panel del messeptiembre · día 8
| Hab 1Coliving Las Palmas | $650.000 Pagó 2-sep |
| Hab 3Coliving Las Palmas | $650.000 Pagó 5-sep |
| Apto 201Multirenta Centro | $950.000 Pendiente |
| Local 1Multirenta Centro | $1.400.000 Mora · 8 días |
Recaudado $7,9 MPendiente $2,3 MServicios al día ✓
📄 Lo que recibe el propietario
Informe mensualseptiembre 2026
| Sr. Gómez · Coliving Las Palmas · 4 habitaciones | |
| Arriendos recaudados (4/4) | $2.600.000 |
| Servicios públicos pagados | − $382.400 |
| Administración (10%) | − $260.000 |
| Saldo consignado ✓ | $1.957.600 |
PDF con soportes · enviado por WhatsApp · 30-sep
◑El ciclo de cada mes, sistematizado
Recordatorio de pago a cada inquilino
Días 1 al 5: mensaje de WhatsApp amable y puntual a cada habitación, apartamento o local, con el valor y los datos de pago (Nequi, transferencia). Nadie tiene que acordarse de nadie.
Automático
Automático
Registro de pagos recibidos
Andrea confirma cada pago que entra con un toque; el sistema lleva la cuenta de quién pagó, cuándo y cuánto. Segundo recordatorio automático a quien no ha pagado al día 5.
Andrea Automático
Andrea Automático
Pago de servicios públicos al día
En los coliving, calendario de vencimientos con alertas anticipadas: ningún recibo se vence, ninguna reconexión que pagar.
Andrea Alertas automáticas
Andrea Alertas automáticas
Gestión de la mora, sin desgaste
Si al día 10 alguien no ha pagado, el sistema lo señala y Andrea hace una sola llamada cordial. Los casos difíciles se escalan — ella nunca carga sola el conflicto.
Andrea
Andrea
Cierre del mes: cuentas claras para cada propietario
Informe mensual automático por propietario: qué se recaudó, qué servicios se pagaron, la comisión, y su saldo — entregado por WhatsApp en PDF, siempre el mismo día. Transparencia total sin trabajo manual.
Automático Andrea lo envía
Automático Andrea lo envía
◒Vacantes que se llenan solas: selección de inquilinos con IA
Cuando una unidad se desocupa, no se arranca de cero: el sistema mantiene una base de candidatos en espera por tipo de unidad. Cada interesado llena un formulario una sola vez (sus datos quedan precargados), y la IA arma el perfil, le da un puntaje y verifica antecedentes y procesos judiciales en las fuentes públicas oficiales — con autorización de datos firmada por el candidato. Andrea y el propietario deciden con el estudio en la mano, no por intuición.
🗂️ Candidatos en espera
Hab 2 · Las Palmasdisponible 1-oct
Laura M.Enfermera · aplicó 20-ago86 |
Carlos P.Docente · aplicó 22-ago71 |
Diana R.Independiente · aplicó 24-ago54 |
En espera 3Estudios completos 3/3Vacancia estimada 4 días
🤖 Estudio de perfil con IA
Estudio de candidato25-ago 2026
| Laura M. · 29 años · aplica a Hab 2 · Las Palmas |
86
Perfil recomendadopuntaje IA sobre 100 · ingresos, estabilidad, historial
✓Identidad verificada · documento coincide
✓Sin procesos judiciales · Rama Judicial
✓Sin antecedentes · Policía / Procuraduría
✓Ingresos ≈ 3× el canon · soportes aportados
!Referencia del arrendador anterior · en verificación
Fuentes públicas oficiales · autorización de datos firmada
◓Qué gana cada quien
🏠El propietario
- Informe mensual claro y puntual, con soportes
- Su saldo consignado siempre en la misma fecha
- Inquilinos estudiados: puntaje y antecedentes antes de firmar
🔑El inquilino
- Recordatorios amables, nunca cobros incómodos
- Claridad total de cuánto y cómo pagar
- Un solo contacto (Andrea) para cualquier tema
👩🏽💼Andrea
- Lista del día lista cada mañana: a quién confirmar, qué vence
- Cero cuadernos y cero memoria: el sistema no olvida
- Trabajo concentrado en la primera quincena
📈Raúl
- Cero operación: su tiempo para proyectos y cursos
- Reputación protegida: propietarios bien informados
- Vacancia mínima: candidatos en espera para cada proyecto nuevo
●Cómo lo montamos
Fase 1 · Arranque (octubre)
Registro central de propiedades, unidades, inquilinos y cánones · recordatorios de pago por WhatsApp · calendario de servicios · plantilla del informe mensual por propietario · formulario de candidatos y base de espera. Con esto ya se opera el primer ciclo.
Fase 2 · Panel + selección con IA (nov–dic)
Página web privada con el estado de cada unidad en semáforo (pagó / pendiente / en mora), historial por propietario e inquilino · estudio de perfil con IA: puntaje, verificación de antecedentes y procesos en fuentes públicas, con autorización del candidato.
Fase 3 · A medida que crece
Acceso directo para cada propietario a sus cuentas · pagos en línea (PSE/Nequi) con confirmación automática · alertas de vencimiento de contratos e incrementos anuales.
En una frase: los propietarios reciben cuentas de nivel empresarial, los inquilinos un trato humano, y la operación queda tan ordenada que crecer de 5 a 50 unidades no cambia el esfuerzo — solo el resultado.